Welk kassasysteem

Als het gelet op het aantal betalingen en de verplichtingen die de belastingdienst aan de kasadministratie stelt, voor jou niet handig is de betalingen handmatig vast te leggen, kan je overwegen een kassa aan te schaffen.

Hoe kies je voor een kassasysteem dat op een voor jou praktische manier aan de eisen van de fiscus voldoet? Je kan namelijk kiezen uit twee soorten kassasystemen een elektronische of een computerkassa (ook wel point-of-sale kassa genoemd). In dit artikel geven we informatie over beide systemen en helpen we je bij de keuze daartussen.

Wat zijn de voorwaarden aan een kassasysteem

Een kassasysteem registreert de betaling van de door jou verleende diensten en verkochte producten. De klant krijgt een kassabon als bewijs dat hij betaald heeft. De Belastingdienst verplicht jou een betrouwbare kasadministratie te voeren. Een kassasysteem moet daarom passen bij de aard en omvang van jouw bedrijf en uiteraard ook voldoen aan jouw wensen.

Voor welke je kiest hangt af van hoeveel verschillende diensten of producten je levert, of je met meerdere personen afrekent en hoeveel betalingen je per dag hebt. Als je wilt vastleggen voor welke diensten en producten wordt betaald, omdat je inzicht in de opbouw van je omzet wilt, dan heb je een uitgebreid kassasysteem nodig. Heb je geen behoefte aan een gedetailleerde administratie, dan kan je volstaan met een eenvoudige kassa. Wil je jouw kassasysteem koppelen aan je voorraadbeheer en financiële administratie dan heeft dat consequenties voor het soort kassasysteem dat je kiest.

Hoe maak je een keuze tussen de kassasystemen

Er zijn twee soorten kassasystemen die jij kan gebruiken, de elektronische kassa en de point-of-sale kassa.

  • Een elektronische kassa registreert de betaling en berekent de btw. Je kan de verkoop boeken op een artikelgroep. Geavanceerde elektronische kassa’s kunnen tot een bepaald aantal artikelen (circa 25.000), de verkoop per artikel vastleggen. De elektronische kassa legt voor jou de dagomzet, de totale btw en de verkoop per artikel (groep) vast. Deze gegevens kan je via een SD-kaart of een aansluiting op je computer overnemen.
  • De point-of-sale kassa is een computerkassa en onderscheidt zich van de elektronische kassa door meer mogelijkheden, zoals voorraadbeheer per artikel, klantregistratie, afsprakensysteem en dergelijke. Dit systeem kan je uitbreiden met meerdere terminals in jouw schoenmakerij of zelfs in andere vestigingen. Een point-of-sale kassa is gekoppeld aan de computer van je bedrijf, hierdoor kan je jouw bedrijfsvoering uitgebreid beheren.

Checklist: Keuze kassasysteem

Deze checklist helpt je bij het maken van de keuze voor een kassasysteem. De checklist is in drie stappen opgebouwd en gaat van een eenvoudige elektronische kassa naar een computerkassa. 

Mijn kassasysteem moet uitsluitend:

  • De dagomzet vastleggen
  • De totale btw per dag vastleggen
  • De verkoop per artikelgroep registreren

Mijn kassasysteem moet bovendien:

  • De verkoop per artikel tot max. 25.000 artikelen vastleggen
  • Te koppelen zijn aan andere kassa's
  • Te koppelen zijn aan een pinautomaat

Mijn kassasysteem moet bovendien:

  • De verkoop per artikel
    (zonder maximum) vastleggen
  • Te koppelen zijn aan de andere kassa's in andere vestigingen
  • Te koppelen zijn aan mijn computer
    (voor bijv. voorraadbeheer, financiële administratie en registratie van klantgegevens)

Tip: Leveranciers van kassasystemen hebben een keurmerk ontwikkeld ‘Het betrouwbare afrekensysteem’. Dit keurmerk garandeert dat de transacties goed worden vastgelegd en bewaard. Dit wil overigens niet zeggen dat kassasystemen die geen keurmerk hebben niet goed zouden zijn.

Opnieuw zoeken
Ambachtnederland.nl